# Contas

Este capítulo discute alguns conceitos úteis para organizar as suas contas. Uma vez que o &app; não impõe nenhum esquema específico de estrutura de contas, pode desenhar a sua própria estrutura como desejar. Contudo, há alguns conceitos contabilísticos básicos que provavelmente quererá seguir, para maximizar a utilidade das suas contas.

## Conceitos básicos de contabilidade

Tal como foi dito no capítulo anterior, a contabilidade baseia-se em 5 tipos de contas: Activo, Passivo, Capital próprio, Receita e Despesa. Vamos agora expandir a nossa compreensão sobre estes tipos de conta e mostrar como é que elas são representadas no &app;. Mas primeiro, vamos dividi-las em dois grupos, as contas de folha de balanço por um lado e as contas de receita e despesa por outro.

Como o nome diz, as contas da folha de balanço podem ser sumarizadas no balanço daquilo que possui em determinado ponto do tempo, enquanto as contas de receita e despesa podem ser sumarizadas no relatório de Lucros & Prejuízo, que mostra as alterações de valor num dado período de tempo, como o ano económico, por exemplo.

Recordemos a equação contabilística (Activo - Passivo = Capital próprio + (Receita - Despesa)), antes de aprofundarmos cada tipo de conta.

As relações básicas entre contas

Uma visão gráfica da relação entre as 5 contas básicas. O valor líquido (capital próprio) aumenta com a receita e diminui com a despesa. As setas representam o movimento dos valores.

### Contas do balanço

As três chamadas Contas do balanço são Activo, Passivo e Capital própro. As contas de balanço são usadas para controlar aquilo que possui.

Activo é o grupo de coisas que possui. Os seus activos incluem um carro, dinheiro, uma casa, acções ou qualquer outra coisa que tenha um valor convertível. Valor convertível significa que, teoricamente, pode vender o item por dinheiro.

Passivo é o grupo de coisas em que deve dinheiro. O seu passivo pode incluir um empréstimo automóvel, um empréstimo para estudos, uma hipoteca para crédito à habitação ou qualquer coisa que terá de pagar em determinada altura.

Capital próprio é o mesmo que "valor líquido". Representa o que sobra depois de subtrair o seu passivo do seu activo. Pode ser imaginado como a parte do activo que está livre de dívidas.

### Contas de Receita e Despesa

Estas duas contas de receita e despesa são usadas para aumentar ou diminuir o valor das suas contas. Assim, enquanto as contas de balanço se limitam a "ver" o valor daquilo que possui, as contas de receita e despesa permitem-lhe alterar o valor das suas posses.

Receita é o pagamento que recebe pelo seu tempo, serviços prestados ou pelo uso do seu dinheiro. Quando recebe um ordenado, por exemplo, esse ordenado é o pagamento pelo trabalho que fez a um empregador. Outros exemplos de receita serão comissões de vendas, gorjetas, dividendos de acções, juros de depósitos a prazo, etc. As receitas aumentam sempre o valor dos seus activos, logo, o valor do capital próprio também aumenta.

Despesa refere-se a dinheiro que gasta a comprar bens ou serviços prestados por outrém para consumo imediato. Exemplos de despesas são uma refeição no restaurante, a renda de casa, mercearias, gasolina para o carro ou bilhetes de teatro. As despesas diminuem sempre o capital próprio. Se pagar a despesa a pronto, diminui os activos, se pagar a despesa com cartão de crédito ou com um empréstimo aumenta o passivo.

## Contas &app;

Esta secção mostra como é que a definição de contas do &app; se ajusta aos cinco tipos básicos de contas.

Mas primeiro, vamos começar por uma definição de conta no &app;. Uma conta &app; é uma entidade que contém outras sub-contas ou que contém transacções. Uma vez que uma conta pode conter outras contas, verá frequentemente árvores de contas no &app;, nas quais contas logicamente associadas são agrupadas sob uma conta-mãe comum.

Uma conta &app; tem de ter um nome exclusivo (atribuído por si) e um dos tipos de conta predefinidos do &app;. Há um total de 12 tipos de conta no &app;. Estes 12 tipos de conta são baseados nos 5 tipos contabilísticos básicos. O motivo para haver mais tipos de contas do &app; do que os cinco tipos contabilísticos básicos é permitir ao &app; controlar e gerir certas contas especializadas. Há seis contas de activos (Dinheiro, Banco, Acção, Fundo de investimento, A/Receber e Activo), três contas de passivos (Cartão de crédito, A/Pagar e Passivo), uma conta de capital próprio (Capital próprio), uma conta de receita (Receita) e uma conta de despesa (Despesa).

Estes tipos de conta do &app; são apresentados abaixo com mais detalhe.

### Contas de balanço

A primeira conta de balanço que vamos examinar é Activo, que, como se lembra da secção anterior, se refere a coisas que possui.

Para ajuda na organização das suas contas de activos e para simplificar introdução de transacções, o &app; suporta vários tipos de contas de activos:

1. Dinheiro - use esta conta para controlar o dinheiro vivo que tem, seja na carteira, no porquinho mealheiro, debaixo do colchão ou onde quer que esteja. Este é o tipo de activo mais líquido ou facilmente negociável.

2. Banco - esta conta serve para controlar o saldo do dinheiro que tem em instituições bancárias, correctoras, empresas de poupanças - o que quer que seja onde o seu dinheiro é guardado por outras pessoas. É o segundo tipo de conta mais líquido, porque pode ser facilmente convertido em dinheiro na mão.

3. Acção - controle as suas acções e títulos individuais usando este tipo de conta. O diário de contas Acção oferece colunas extra para inserir o número de acções e a cotação do seu investimento. Este tipo de activos pode não ser facilmente convertível em dinheiro, a não ser que encontre um comprador, mas não é garantido que recupere o dinheiro investido.

4. Fundo de investimento - semelhante às contas Acção, só que é usada para monitorizar fundos. O diário de conta exibe as mesmas colunas extra para quantidade e cotação dos fundos. Os fundos representam a propriedade de acções numa variedade de investimentos e, tal como as acções, não oferecem garantias de valor investido.

5. A/Receber - esta é tipicamente uma conta só para negócios, onde coloca pagamentos que a empresa tem a receber. É considerado um activo porque poderá contar com a entrada destes fundos.

   Transacções envolvendo uma conta A/Receber não devem ser adicionadas, alteradas ou eliminadas por nenhum outro meio que não seja:

   - emitir/anular emissão de pagamento/factura/vale de despesa ou

   - processar pagamentos

6. Activo - não importa quão diversas sejam, o &app; gere muitas outras situações facilmente. A categoria Activo cobre todos os activos não listados acima.

   Contas são repositórios de informação, usados para controlar ou registar o tipo de acções que ocorrem relacionadas com o propósito para que a conta foi definida.

   Para negócios, as atividades controladas e reportadas são frequentemente subdivididas mais finamente do que se fez até agora. Para um tratamento mais desenvolvido das possibilidades, por favor leia as descrições na secção deste guia.

   Para finanças pessoais, uma pessoa pode seguir os agrupamentos para negócios ou não, conforme sejam ou não úteis para controlar as atividades de cada um e o tipo de relatórios que sejam necessários para gerir os seus activos financeiros. Para informação adicional, consulte o capítulo deste guia.

A segunda conta do balanço é Passivo, que, como se lembra, se refere às coisas que deve, dinheiro que pediu emprestado e será obrigado a pagar algum dia. O passivo representa os direitos dos emprestadores a receberem o seu pagamento. Controlar os saldos do passivo permite-lhe saber quanto deve em determinado momento.

O &app; oferece três tipos de contas de passivo:

1. Cartão de crédito - use este tipo para controlar os recibos do seu cartão de crédito e reconciliar o extracto do cartão. Os cartões de crédito representam um empréstimo a curto prazo que tem a obrigacção de pagar à companhia. Este tipo de conta também pode ser usada para outro tipo de empréstimos de curto prazo, por exemplo, uma linha de crédito do seu banco.

2. A/Pagar - esta é tipicamente uma conta só para negócios, onde coloca os pagamentos que ainda não fez.

   Transacções envolvendo uma conta A/Pagar não devem ser adicionadas, alteradas ou eliminadas por nenhum outro meio que não seja:

   - emitir/anular emissão de pagamento/factura/vale de despesa ou

   - processar pagamentos

3. Passivo - use este tipo de conta para todos os outros empréstimos, normalmente a médio e longo prazo, tais como um crédito à habitação ou uma compra de automóvel. Esta conta permite-lhe controlar quanto deve e quanto é que já pagou.

Em contabilidade, o passivo actua de maneira oposta ao activo: créditos (entradas na coluna direita) aumentam o saldo de contas do passivo e os débitos (entradas na coluna esquerda) diminuem-no. (veja a nota mais adiante neste capítulo)

A última conta do balanço é Capital próprio, que é sinónimo de valor líquido. Representa o valor que sobra depois de subtrair o seu passivo do seu activo, ou seja, é a parte dos seus bens que possui realmente, sem dever nada. No &app;, use este tipo de conta como origem dos seus saldos bancários iniciais, porque estes saldos representam o seu valor líquido inicial.

Habitualmente só há uma única conta de capital próprio no &app;, chamada, obviamente, Capital próprio. Para empresas, cooperativas, etc. pode criar uma sub-conta para cada sócio.

Em contas de capital próprio,os créditos aumentam o saldo das contas e os débitos diminuem-no. (veja a nota mais adiante neste capítulo)

A equação contabilística que liga as contas de balanço é Activo = Passivo + Capital próprio ou, re-arranjada, Activo - Passivo = Capital próprio. Ou seja, em linguagem corrente, aquilo que é seu menos aquilo que deve é igual ao seu valor líquido.

### Contas de receita e despesa

Receita é o pagamento que recebe pelo seu tempo, por serviços prestados ou pela utilização do seu dinheiro. No &app;, use uma conta de tipo Receita para controlá-las.

Os créditos aumentam o saldo das contas de receita e os débitos diminuem-no. Como descrito em , os créditos representam dinheiro transferido DE uma conta. Assim, nestas contas especiais de receita, quando transfere dinheiro de (crédito) uma conta de receita para outra conta, o saldo da conta de receita aumenta. Por exemplo, quando deposita um ordenado e regista a transacção como transferência de uma conta de receita para a conta à ordem, os saldos de ambas as contas aumentam.

Despesa refere-se a dinheiro que gasta para comprar bens ou serviços. No &app;, use uma conta de tipo Despesa para monitorizar as suas despesas.

Débitos aumentam o saldo de contas de despesa e créditos diminuem-no (veja a nota mais adiante neste capítulo).

Quando subtrai o total de despesas do total de receitas num dado período, obtém a receita líquida. Esta é depois adicionada ao balanço como ganhos retidos, que é um tipo de conta de capital próprio.

Abaixo estão as contas predefinidas de Receita e Despesa após seleccionar Contas comuns no assistente Acções Nova hierarquia de contas... ).

Contas predefinidas de receita

Esta imagem mostra as contas padrão de Receita

Algumas contas predefinidas de despesa

Esta imagem mostra algumas contas predefinidas de Despesa

## Juntar as peças

Vamos passar pelo processo de construir uma árvore de contas pessoal comum, usando a informação que aprendemos neste capítulo. Uma árvore de contas é simplesmente um novo ficheiro do &app; onde agrupa as contas para controlar as suas finanças. Ao construir esta árvore de contas, a primeira tarefa é dividir os itens que quer controlar nos tipos contabilísticos básicos. Isto é relativamente simples, vamos ver um exemplo.

### Exemplo simples

Vamos assumir que tem no seu banco uma conta à ordem e uma conta poupança e que está empregado, recebendo um ordenado. Tem um cartão de crédito (Visa) e paga serviços mensais na forma de renda, telefone e electricidade. Naturalmente também tem de comprar comida. Para já não nos vamos preocupar com quanto dinheiro tem no banco, quanto deve no cartão de crédito, etc. Queremos simplesmente construir a estrutura desta árvore de contas.

Os seus activos seriam a conta poupança e a conta à ordem. O seu passivo seria o cartão de crédito. O seu capital próprio seriam os valores iniciais do cartão de crédito e das contas no banco (ainda não temos esses valores, mas sabemos que existem). Tem receitas na forma de ordenado e despesas na forma de comida, renda, electricidade, telefone e impostos sobre o ordenado (IRS, Segurança Social, Seguro).

### As contas básicas de topo

Agora, tem de decidir como quer agrupar essas contas. Muito provavelmente, quererá os seus Activos num grupo, o seu Passivo noutro, o seu Capital próprio noutro, a sua Receita noutro, e a sua Despesa noutro. Esta é a forma mais comum de construir uma árvore de contas do &app; e é altamente recomendável que comece um ficheiro sempre assim.

Comece com um ficheiro limpo do &app; seleccionando Ficheiro Novo ficheiro no menu. Inicia-se o assistente Nova hierarquia de contas. Clique em Cancelar para fechar o assistente, uma vez que não queremos usar uma das estruturas de contas predefinidas; em vez disso, vamos construir uma estrutura de contas básica de raiz. Se necessário, na janela vazia do &app; seleccione Ver Nova página de contas no menu: abre-se o separador Contas. Se já o tiver aberto, passe à frente e, finalmente, seleccione Acções Nova conta... .

Agora está tudo pronto para começar a construir a estrutura de contas básica

1. Nome de conta Activos (Tipo de conta Activo, Conta-mãe Nova conta de topo)

   Criação de uma conta de activos

   Esta imagem mostra o diálogo para criar uma conta de activos

2. Nome de conta Passivo (Tipo de conta Passivo, Conta-mãe Nova conta de topo)

3. Nome de conta Capital próprio (Tipo de conta Capital próprio, Conta-mãe Nova conta de topo)

4. Nome de conta Receitas (Tipo de conta Receita, Conta-mãe Nova conta de topo)

5. Nome de conta Despesas (Tipo de conta Despesa, Conta-mãe Nova conta de topo)

Quando tiver criado todas as contas de topo, a página principal do &app; deverá parecer-se com a figura abaixo.

As contas de topo básicas

Esta imagem mostra as contas de topo básicas.

### Criar sub-contas

Pode agora aumentar esta estrutura básica de alto nível inserindo sub-contas que realmente recebem transacções. Note que contas de impostos são postas numa sub-conta chamada Impostos. Pode criar sub-contas dentro de sub-contas. Isto é feito tipicamente num grupo de contas relacionadas (tais como contas de impostos).

Em vez de seleccionar Acções Nova conta... no menu, pode criar uma conta clicando com o botão direito do rato no nome da conta principal e seleccionando Nova conta.... Isto abre um diálogo semelhante ao retratado em mas onde a nova sub-conta já estará definida como sub-conta da conta principal.

1. Nome de conta Dinheiro (Tipo de conta Dinheiro, Conta-mãe Activos)

2. Nome de conta Conta à ordem (Tipo de conta Banco, Conta-mãe Activos)

3. Nome de conta Conta poupança (Tipo de conta Banco, Conta-mãe Activos)

4. Nome de conta Visa (Tipo de conta Cartão de crédito, Conta-mãe Passivo)

5. Nome de conta Ordenado (Tipo de conta Receita, Conta-mãe Receitas)

6. Nome de conta Telefone (Tipo de conta Despesa, Conta-mãe Despesas)

7. Nome de conta Electricidade (Tipo de conta Despesa, Conta-mãe Despesas)

8. Nome de conta Renda (Tipo de conta Despesa, Conta-mãe Despesas)

9. Nome de conta Comida (Tipo de conta Despesa, Conta-mãe Despesas)

10. Nome de conta Impostos (Tipo de conta Despesa, Conta-mãe Despesas)

11. Nome de conta IRS (Tipo de conta Despesa, Conta-mãe Despesas:Impostos)

12. Nome de conta Segurança Social (Tipo de conta Despesa, Conta-mãe Despesas:Impostos)

13. Nome de conta Seguro (Tipo de conta Despesa, Conta-mãe Despesas:Impostos)

14. Nome de conta Saldo inicial (Tipo de conta Capital próprio, Conta-mãe Capita próprio)

Após ter criado mais estas sub-contas, o resultado final deverá ser parecido com a figura abaixo.

A árvore de contas básica

Esta imagem mostra uma árvore de contas simples.

Grave esta árvore de contas com o nome `gcashdata_3` e também como `gcashdata_3_vazia`, uma vez que continuaremos a usar estes ficheiros nos capítulos futuros.

Acabou de criar uma árvore de contas (ou plano de contas) para controlar um orçamento familiar simples. Com esta estrutura básica no lugar, podemos agora começar a povoar as contas com transacções. O próximo capítulo cobre este assunto com grande detalhe.